Szczegoly

Papierowe dokumenty też kradną tożsamość. Jak zabezpieczyć firmę i dom dzięki Fellowes?

Kiedy słyszymy „kradzież tożsamości”, większości osób od razu włącza się obraz cyberataku: zhakowane konto, podejrzany link, ktoś przejął e-mail, ktoś wyczyścił konto bankowe. I tak – to realne zagrożenie. Ale jest jeden obszar, o którym mówi się zdecydowanie za rzadko, a który dla oszustów jest wręcz… wygodniejszy.

Papier.

Rachunki, faktury, umowy, wydruki z banku, listy płac, dokumenty kadrowe, etykiety z paczek, a nawet zwykłe notatki z danymi klientów – wszystko to może stać się źródłem informacji, które później posłużą do podszywania się pod Ciebie lub Twoją firmę.

Co gorsza: papierowych dokumentów zwykle nie zabezpieczamy tak starannie jak kont online. Do linków jesteśmy już trochę przyzwyczajeni, o phishingu coś słyszeliśmy. Ale stos papierów wrzucony do kosza wydaje się „niewinny”. Tymczasem dla osoby, która chce przejąć dane, jest to gotowa paczka informacji – bez firewalli, haseł i uwierzytelnień.

Dlatego warto spojrzeć na ochronę danych szerzej: nie tylko w kontekście cyberbezpieczeństwa, ale też bezpieczeństwa informacji w formie fizycznej. A w tym mogą pomóc rozwiązania Fellowes, które pozwalają wdrożyć proste, ale skuteczne nawyki w biurze i w domu.

Dlaczego papier nadal jest problemem w 2026 roku?

W teorii żyjemy już „bez papieru”. W praktyce – nadal drukujemy bardzo dużo. Firmy drukują faktury, umowy, potwierdzenia, listy, protokoły i dokumenty kadrowe. W domach drukujemy potwierdzenia przelewów, formularze urzędowe, wyniki badań, wypisy, polisy, CV i dokumenty kredytowe. Do tego dochodzi cała masa papieru, który przychodzi do nas pocztą: rachunki, wyciągi, listy polecone.

I teraz najważniejsze pytanie: co dzieje się z tym papierem, gdy przestaje być potrzebny?

W większości przypadków:

• ląduje w koszu,
• w segregatorze „na później”,
• w szufladzie z bałaganem,
• albo w kartonie do wyrzucenia.

To są proste, codzienne zachowania. Tyle że z perspektywy ochrony danych to dokładnie te miejsca, w których powstaje ryzyko. Papier z danymi w koszu nie znika. Papier w kartonie przy śmietniku nie znika. Papier w domu czy biurze, do którego dostęp mają osoby trzecie, nie jest bezpieczny.

W wielu przypadkach nie trzeba żadnych zaawansowanych działań. Wystarczy, że ktoś weźmie kilka kartek, zrobi zdjęcie i ma dane.

Jakie dokumenty są najczęściej źródłem wycieku danych?

Kradzież danych w formie papierowej rzadko wygląda jak film. Zwykle jest banalna i opiera się na tym, że ktoś zdobywa informacje „przy okazji”. Dlatego najbardziej ryzykowne są dokumenty, które wyglądają niepozornie, ale zawierają wrażliwe dane.

W domach najczęściej są to:

• rachunki (np. z adresem, numerem klienta),
• umowy (telefon, internet, wynajem),
• dokumenty medyczne,
• pisma urzędowe,
• przesyłki z etykietą adresową.

W firmach – szczególnie:

• dokumenty HR (umowy, aneksy, wynagrodzenia),
• dane klientów i kontrahentów,
• faktury i oferty handlowe,
• wydruki z systemów,
• notatki ze spotkań (tak – często tam są numery telefonów i adresy).

Wystarczy kilka fragmentów takich informacji, aby oszust mógł zacząć profilowanie, podszywanie się pod firmę lub próbę wyłudzenia. I tu dochodzimy do kluczowego zdania: wyciek danych papierowych może być punktem startowym kradzieży tożsamości.

„Przecież to tylko papier”. Dlaczego to najczęstszy błąd?

W cyfrowych sprawach jesteśmy coraz bardziej ostrożni. Wiele osób już wie, żeby nie podawać kodu BLIK przez telefon, nie klikać w podejrzane linki i nie podawać haseł. Natomiast papier jest traktowany jak coś „mniej groźnego”, bo nie jest w internecie.

Tyle że kradzież danych nie musi zaczynać się w internecie. Może zacząć się od informacji papierowej, która potem trafia do internetu w formie zdjęcia, skanu, rozmowy czy fałszywego formularza.

W dodatku papier jest dla oszusta wygodniejszy. Nie musi łamać żadnych zabezpieczeń. Nie musi obchodzić hasła. Nie musi być specjalistą IT.

Wystarczy dostęp do dokumentu i chwila czasu.

Jak się chronić? Prosty system ochrony danych papierowych

Tu dobra wiadomość: papier da się skutecznie kontrolować. Wystarczy podejść do tego jak do nawyku – tak samo jak do zamykania drzwi czy blokady telefonu.

W firmie i w domu powinno działać jedno proste założenie: dokument z danymi osobowymi nie może być wyrzucony w całości.

I właśnie tutaj wchodzą rozwiązania Fellowes, które realnie ułatwiają wdrożenie tej zasady w codziennym życiu.

Niszczarka Fellowes jako fundament bezpieczeństwa informacji

W kontekście dokumentów papierowych niszczarka to nie jest „urządzenie biurowe”. To jest narzędzie ochrony danych. Bo jeśli dokument jest niszczony prawidłowo, dane przestają istnieć w formie, którą można wykorzystać.

Najważniejsze jest, aby niszczarka zapewniała odpowiedni poziom bezpieczeństwa cięcia – bo nie każde cięcie działa tak samo. Dokumenty pocięte w długie paski mogą być w teorii składane jak puzzle. Dużo bezpieczniejsze jest cięcie na małe ścinki.

Dlatego w praktyce warto dobierać niszczarki Fellowes w taki sposób, żeby pasowały do realnych potrzeb:

• w domu: do rachunków, umów, etykiet paczek, dokumentów finansowych,
• w biurze: do dokumentów klientów, HR, faktur, wydruków, raportów i notatek z danymi.

Jeśli niszczarka stoi w widocznym miejscu i jest „pod ręką”, ludzie zaczynają z niej korzystać naturalnie – bez zastanawiania się. I to jest klucz, bo ochrona danych nie ma działać „od święta”, tylko codziennie.

Pojemniki na ścinki i odpady: mały szczegół, który robi różnicę

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że ryzyko nie kończy się na samym niszczeniu. Pojawia się kolejny etap: co robisz ze ścinkami?

Jeśli w biurze ścinki z dokumentów trafiają do otwartego kosza, to nadal mogą zostać przejęte. Oczywiście są trudniejsze do wykorzystania, ale w przypadku poufnych danych lepiej nie zostawiać nawet takiej możliwości.

Dlatego świetnym rozwiązaniem są niszczarki Fellowes z wygodnymi, zamykanymi pojemnikami na ścinki, które ograniczają dostęp do odpadów i jednocześnie ułatwiają utrzymanie porządku. Dzięki temu dokumenty po zniszczeniu nie „żyją dalej” w formie luźnych fragmentów.

To niby detal, ale w ochronie danych właśnie takie detale decydują o skuteczności procedur.

Porządek na biurku też jest ochroną danych

Wyciek danych papierowych bardzo często zaczyna się od tego, że dokumenty leżą „na wierzchu”. Na biurku, na drukarce, na szafce, w sali konferencyjnej po spotkaniu. To jest realny problem w firmach – szczególnie w open space, przy hot deskach, w coworkach, w biurach, gdzie przewija się dużo osób.

Dlatego oprócz niszczarki ważna jest też organizacja przestrzeni, czyli podejście typu: dokumenty albo są zabezpieczone, albo zniszczone. Tu sprawdzają się różnego rodzaju akcesoria Fellowes wspierające organizację stanowiska pracy – tak, żeby nie tworzyć „stosów do ogarnięcia później”.

Bo później zwykle oznacza: zostanie to tak na tydzień. A tydzień wystarczy, żeby wydarzyło się wszystko.

A co z domem? Tam też dochodzi do wycieków

Wiele osób myśli, że ochrona danych papierowych dotyczy tylko firm. A prawda jest taka, że dom jest równie ryzykowny. Dokumenty domowe często zawierają dane finansowe i osobowe, a do domu mają dostęp różne osoby: goście, rodzina, czasem serwisanci, kurierzy, a czasem współlokatorzy.

W dodatku w domu często trzymamy w jednym miejscu:

• umowy,
• rachunki,
• dokumenty kredytowe,
• dokumenty medyczne,
• informacje o dzieciach.

To wszystko jest idealnym źródłem informacji dla osoby, która chce podszyć się pod Ciebie. Dlatego niszczarka Fellowes w domu to realne zabezpieczenie, a nie „sprzęt biurowy”. Szczególnie jeśli często zamawiasz paczki – etykieta adresowa jest jedną z najczęściej ignorowanych rzeczy, a potrafi zawierać komplet danych.

Podsumowanie

Ochrona danych osobowych nie kończy się na internecie. Tak naprawdę zaczyna się tam, gdzie dane są obecne w Twoim życiu – także na papierze. Faktury, umowy, wydruki, etykiety paczek i dokumenty kadrowe to coś, co codziennie przechodzi przez nasze ręce. Jeśli nie mamy na to systemu, bardzo łatwo o sytuację, w której dane trafiają w niepowołane ręce.

Najlepsze rozwiązania są jednocześnie najprostsze: niszczyć dokumenty zamiast je wyrzucać i stworzyć nawyk bezpiecznego porządku. W tym świetnie pomagają praktyczne produkty Fellowes – przede wszystkim niszczarki do dokumentów o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa, pojemniki na ścinki oraz akcesoria, które ułatwiają utrzymanie stanowiska pracy w porządku i ograniczają ryzyko przypadkowego wycieku danych.

Bo czasem ochrona tożsamości to nie wielkie systemy IT. Czasem to po prostu jedna kartka papieru, która nie powinna trafić do kosza w całości.