Archiwizacja dokumentów
Archiwizacja jest procesem tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Prawidłowo przygotowane oraz zabezpieczone dokumenty należy przechowywać przez określony ustawowo czas, a po upływie obowiązkowego terminu przechowywania należy je zniszczyć lub przekazać do archiwum państwowego.
KAŻDY DOKUMENT PRZECHODZ 4 FAZY "CYKLU ŻYCIA":
| FAZA I – Aktywność Termin ten odnosi się do dokumentów, który są często używane – bardzo często są one zamknięte w biurze, ale jednocześnie z łatwym dostępem na co dzień. |
| FAZA II – Półaktywność W tym okresie do dokumentów odwołujemy się rzadko – dokument przechowywany jest do okazjonalnego wglądu lub jego przechowywania i dostęp “na żądanie” wymagane jest przez obowiązujące przepisy prawa. Dokument tak powinien być przechowywany w wydzielonym miejscu w archiwum, z łatwym dostępem. |
| FAZA III – Archiwum W tej fazie dokumenty należy przechowywać przez okres ustawodawczy – wiele dokumentów posiada ściśle określone ramy czasowe, w których należy je przechowywać i okazać “na żądanie” przez organy państwowe. |
| FAZA IV – Niszczenie Za wyjątkiem kilku szczególnych dokumentów, które muszą być przechowywane przez czas nieokreślony, wszystkie inne dokumenty, po wygaśnięciu okresu ich ustawowego przechowywania, powinny być odpowiednio zniszczone, z uwzględnieniem odpowiedniego do stopnia poufności poziomu bezpieczeństwa wskazanego w normie DIN 66399. |
KLASYFIKACJA DOKUMENTÓW
Podział dokumentacji na materiały archiwalne (oznaczone symbolem kwalifikacyjnym A) i dokumenty niearchiwalne (oznaczone symbolem B) wynika z zastosowania kryterium wartości dokumentacji dla dziedzictwa kulturowego i cywilizacyjnego, jako źródła do badań naukowych oraz z jej znaczenia dla gospodarki narodowej. Pod względem wartości archiwalnej najważniejszą kategorię stanowią materiały archiwalne. To czy dana dokumentacja jest zaliczana do materiałów archiwalnych zależy od wagi informacji jakie zawiera. Nie ma znaczenia forma zapisu informacji ani nośnik na jakim została zapisana. Natomiast cyfra arabska po symbolu B oznacza liczbę lat, przez którą należy przechowywać akta. Okres przechowywania liczy się w pełnym latach kalendarzowych.
 |
Przechowuje się teczki osobowe pracowników zawierające m.in.: podanie o pracę, życiorys, ankietę personalną, umowę o pracę i wszystkie jej zmiany, świadectwa pracy, dokumenty przeszeregowania lub awansu, dokumenty potwierdzające szkodliwe warunki pracy i pobieranie z tego tytułu stosownych dodatków do wynagrodzenia lub innych ekwiwalentów. Po upływie 50 lat teczki powinny być poddane ekspertyzie archiwalnej w celu wyselekcjonowania akt osobowych zasłużonych pracowników do materiałów archiwalnych. |
 |
Jest przechowywana indywidualna dokumentacja medyczna, wewnętrzna dokumentacja medyczna prowadzona w zakładach opieki zdrowotnej i poza zakładami opieki zdrowotnej w przypadku, gdy nastąpił zgon pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia. |
 |
Jest przechowywana pozostała indywidualna dokumentacja medyczna m.in. księgi główne przyjęć i wpisów, księgi chorych itd. Zdarzają się także takie placówki, w szczególności onkologiczne i psychiatryczne, gdzie indywidualna dokumentacja medyczna przechowywana jest przez 50 lat, ze względu na możliwość nawrotu choroby. |
 |
Przechowuje się: akta spraw cywilnych, w tym gospodarczych i sądowo-administracyjnych w jednostce organizacyjnej, która była stroną w tych sprawach, plany, sprawozdania analizy jednostek podległych, dokumentację wypadków podczas pracy (poza wypadkami zbiorowymi i śmiertelnymi), umowy ubezpieczeń zbiorowych oraz rzeczowych, deklaracje, księgi i rejestry dotyczące podatków i opłat publicznych, dokumentację dotyczącą wyceny i przeceny środków trwałych. |
 |
Najliczniejszą grupę dokumentacji niearchiwalnej stanowią akta o 5-letnim okresie przechowywania. Do kategorii B-5 zaliczane są: materiały organizacyjne władz i organów nadrzędnych, opinie dotyczące zewnętrznych aktów prawnych, opinie prawne, projekty planów własnych i sprawozdania z ich wykonania, dokumentacja paszportowo-dewizowa związana z wyjazdami zagranicznymi, dokumentacja kontroli wycinkowej oraz wewnętrznej własnej jednostki, a także kontroli zewnętrznych w jednostkach podległych, książki kontroli, umowy o prace zlecone, legitymacje ubezpieczeniowe, dokumentacja związana z wykonawstwem inwestycji i remontów, recepty w aptekach, zwolnienia lekarskie dostarczone przez pracowników do jednostek organizacyjnych oraz indywidualne deklaracje podatkowe (PIT) wraz z dowodami wszelkich odliczeń podatkowych. |
 |
Przechowuje się w szczególności: listy obecności, kopie zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy w jednostkach służby zdrowia, które je wystawiły, oferty złożone u zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, opinie i protokoły posiedzeń wraz z załączoną dokumentacją projektową w zespołach uzgadniających dokumentację uzbrojenia terenu, dokumentację eksploatacji środków transportu. |
 |
Przechowuje się m.in. kopie raportów kasowych i grzbiety książeczek czekowych. |
 |
Symbolem BC oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym jej wykorzystaniu może być zniszczona. |
 |
Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter , treść i znaczenie. |
PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
Wytwarzanie dokumentacji stanowi niezbędny czynnik sprawnego zarządzania każdą jednostką organizacyjną. Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne, musi się opierać na ściśle określonych regulacjach i normach prawnych.
USTAWA
ZAKRES DZIAŁANIA NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ
UDOSTĘPNIANIE
PRZECHOWALNICTWO