Jak niszczyć bezpiecznie?

W każdej firmie z upływem czasu gromadzą się stosy starych faktur, formularze zamówień, umowy z kontrahentami i setki innych dokumentów, zawierających poufne dane. Problem w tym, że niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że zwykłe wyrzucenie niepotrzebnych dokumentów do kosza może skutkować stratami finansowymi i wizerunkowymi firmy, a najlepszym przypadku utratą zaufania klientów. Dlatego zanim zapadnie decyzja o pozbyciu się “starej” dokumentacji warto ustanowić procedury postępowania z dokumentami zawierającymi dane osobowe lub inne poufne informacje.

Oto przykładowe sposoby niszczenia dokumentów firmowych:

• wyrzucenie do kosza – to najłatwiejsza metoda pozbycia się niechcianych dokumentów, ale niestety posiadająca największe prawdopodobieństwo wycieku informacji i użycia ich przez osoby trzecie
• pocięcie lub podarcie przed wyrzuceniem – metoda stosunkowo prosta, ale czasochłonna i w żaden sposób nie gwarantująca odpowiedniego zabezpieczenia zniszczonego dokumentu
• niszczenie w firmowej niszczarce zapewnia dość skutecznie pozbycie się problemu zbędnej dokumentacji, należy jednak pamiętać, że niszczarki niszczą dokumenty na różnego rozmiaru ścinki i należy każdorazowo wybierać urządzenie, które niszczy na ścinki zapewniające bezpieczeństwo w zależności od stopnia poufności dokumentów
• utylizacja dokumentów w piecu – to z całą pewnością uniemożliwi wyciek danych z firmy, ale należy pamiętać o środowisku: ścinki papieru można wszak wykorzystać w recyklingu
• outsource’ing firmy niszczącej dokumenty – korzystanie z certyfikowanych firm posiadających przemysłowe niszczarki dokumentów to dobry pomysł na pozbycie się niechcianej dokumentacji – należy jednak zawsze zwracać uwagę na to czy firma świadcząca takie usługi posiada odpowiednie certyfikacje bezpieczeństwa

Szczegółowe wytyczne dotyczące bezpieczeństwa niszczonych nośników danych, w tym papieru, kart płatniczych czy płyt CD/DVD zawiera norma DIN 66399, która określa klasy tajności (bezpieczeństwa).

0,8×5 mm – ok. 15 000 ścinków z kartki A4		NAJWYŻSZY STOPIEŃ POZIOM DIN P-7	Dla ściśle tajnych dokumentów zawierających informacje o najwyższym stopniu tajności. Dokumenty niemożliwe do odtworzenia.
0,8×12 mm – ok. 6 000 ścinków z kartki A4		SUPER MIKROŚCINKI POZIOM DIN P-6	Dla dokumentów o bardzo wysokim stopniu tajności.
2×15 mm – ok. 2 000 ścinków z kartki A4		MIKROŚCINKI POZIOM DIN P-5	Dla dokumentów zawierających dane ściśle poufne. Niemożliwe ręczne złożenie dokumentu i jego odczytanie.
4×38 mm – ok. 421 ścinków z kartki A4		ŚCINKI POZIOM DIN P-4	Dla dokumentów zawierających dane poufne. Utrudnione ponowne złożenie dokumentu i jego odczytanie.
4×50 mm – ok. 312 ścinków z kartki A4		ŚCINKI POZIOM DIN P-3	Dla dokumentów zawierających dane wrażliwe. Utrudnione ponowne złożenie dokumentu i jego odczytanie.
5,8 mm – ok. 36 ścinków z kartki A4		PASKI POZIOM DIN P-1 & P-2	Oferuje podstawowy poziom bezpieczeństwa.

Niemiecka norma przemysłowa DIN 66399 obowiazuje od października 2012 roku i jest ogólnie stosowana zamiast normy DIN 32757 w zakresie charakterystyki poziomów bezpieczeństwa (stopni poufności) – reguluje wielkość mechanicznie zniszczonych nośników danych.