Zachować czy zniszczyć?

Właściwa organizacja dokumentów znacząco ułatwia załatwianie wszelkich spraw urzędowych i biznesowych, ale przede wszystkim pozwala zaoszczędzić miejsce na ich archiwizację oraz czas potrzebny na ich odnalezienie w razie potrzeby. Należy przy tym pamiętać, że nie wszystkie dokumenty musimy archiwizować na długie lata i część z nich po ustaniu okresu ich ważności należy, po prostu, je zutylizować.

Jakie dokumenty w domu należy zachować, a które z nich zniszczyć?
Sprawa na pozór wydaje się dość prosta, a jednak większość z nas nie potrafi wskazać okresu, w którym należy przechowywać poszczególne dokumenty. Co więcej, niektóre dokumenty przechowujemy ponad wymagany okres.

• Rachunki za media i alimenty
  Wszelkie rachunki i faktury związane ze świadczeniami okresowymi, np. za prąd, gaz, media, telefon, Internet, telewizję kablową czy czynsz powinny być zachowane przez okres 3 lat licząc od daty ich opłacenia.
• PIT-y i dokumenty podatkowa
  Zgodnie z obowiązującą ordynacją podatkową PIT-y, wszelkiego rodzaju deklaracja, rachunki i faktury na podstawie których zostały wyliczone ulgi oraz pocztowe czy elektroniczne potwierdzenia nadania powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Czas ten liczony jest od końca roku, w którym została złożone zeznanie podatkowe.

Niektórych dokumentów nie obejmują ramy czasowe wynikające z przepisów prawa, jednak należy je zachować na tzw. “wszelki wypadek”, np. wyciągi z bankomatu, dowody zapłaty czy bilingi z rachunku bankowego, przynajmniej do momentu aż wszystko zostanie poprawnie zaksięgowane na rachunku bankowym. Faktury i paragony za zakupione towary wraz z kartami gwarancyjnymi należy przechowywać do czasu zakończenia okresu gwarancji.

• Umowy kredytowe i dowody spłaty rat
  Wszelkie dokumenty finansowe związane z zaciągniętym kredytem należy przechowywać co najmniej do czasu całkowitej spłaty. Nie zaszkodzi jednak przetrzymywanie ich przez okres 10 lat.
• Pozostałe umowy
  Umowy związane z założeniem konta w banku, wynajmem mieszkania czy umowy za media powinny być przechowywane przez obowiązywania umowy, nie mniej jednak niż przez okres 3 lat. Szczególną grupę umów stanowią umowy na zakup ubezpieczeń, w tym obowiązkowego OC, które należy przechowywać przez 10 lat.

Warto rozważyć również bezterminową archiwizację wszelkich umów darowizn, sprzedaży lub kupna nieruchomości, wartościowych przedmiotów oraz rozdzielności majątkowej.

Jakie dokumenty należy bezwzględnie zachować?

Podczas porządkowania domowej dokumentacji należy zwrócić uwagę na dokumenty, których pod żadnym pozorem nie należy wyrzucać lub niszczyć. Należą do nich m. in. dokumenty związane z edukacją (świadectwa, dyplomy, etc,), umowy o pracę wraz ze świadectwami pracy, dowody potwierdzające opłacenie składek ubezpieczeniowych, dokumentacja medyczna czy akta stanu cywilnego.