Szczegoly

Proces poszukiwania pracy i zatrudniania pracowników wiąże się nierozerwalnie z pozyskiwaniem i przetwarzaniem danych osobowych przez podmioty gospodarcze i instytucje państwowe. Regulacje prawne w tej kwestii obowiązują od dawna, ale dopiero po wejściu w życie unijnego rozporządzenia (RODO) temat ten zyskał na popularności. Urząd Ochrony Danych osobowych (UODO) wydał w październiku br. poradnik dotyczący szeroko rozumianego przetwarzania danych osobowych w miejscu pracy, rekomendując tym samym sposoby ich pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania i archiwizacji.

I. Etap poszukiwania pracownika.

Zgodnie z wytycznymi RODO pracodawca powinien przetwarzać jedynie dane niezbędne ze względu na celowość ich gromadzenia, np. celem podjęcia decyzji o zatrudnieniu. UODO wyraźnie zaznacza, że gromadzenia danych nadmiarowych przez potencjalnego pracodawcę jest sprzeczne z rozporządzeniem i naraża przedsiębiorstwo na poniesienie kar finansowych. Pracodawca nie może żądać od kandydatów danych osobowych, które nie są niezbędne podczas procesu rekrutacji. Poradnik UODO określa katalog typów danych, których pracodawca może żądać od kandydatów celem zawarcia z nim w przyszłości umowy. Co ciekawe przetwarzanie informacji o karalności kandydatów przysługuje jedynie pracodawcom, którzy rekrutują pracowników na stanowiska wymagające niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, uprawnień do wykonywania zawodu lub prowadzenia określonej działalności. UODO jednak nie doprecyzowuje szczegółowo zagadnienia zaświadczeń o niekaralności tłumacząc, że jest to termin odwołujący się do przesłanej uznaniowych o charakterze ocennym.

Pracodawcy powinni pamiętać, że w każdym procesie rekrutacyjnym należy poinformować kandydatów o kilku ważnych kwestiach, takich jak m.in. nazwa i adres siedziby firmy, dane kontaktowe do Inspektora ODO, o celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej ich przetwarzania, o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawie do wniesienie skargi do Prezesa UODO. Bardzo ważny jest moment spełnienia obowiązku informacyjnego, np. w treści ogłoszenia o pracę. W poradniku UODO można znaleźć przykład zgodnej z RODO klauzuli informacyjnej. Urząd zwrócił również uwagę na dobrowolne przekazywanie przez kandydatów danych innych niż wskazane w Kodeksie pracy: o ile nie stanowią one danych o szczególnej kategorii danych (np. dane wrażliwe) o tym pracodawca może je przetwarzać na podstawie udzielonej pierwotnie zgody, bez konieczności sporządzania odrębnego oświadczenia. Warto pamiętać, aby zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa podczas rekrutacji on-line, a w przypadku prowadzenia rekrutacji przez podmioty trzecie – o sporządzeniu umowy powierzenia danych osobowych. UODO zwraca również uwagę na niezgodne z RODO anonimowe procesy rekrutacyjne (z wyłączeniem Agencji zatrudnienia, których działalność jest uregulowana prawnie) oraz spełnianie obowiązku informacyjnego w odpowiedzi na przesłaną aplikację. Tego typu praktyki można uznać za niezgodne z obowiązującym prawem.

II. Etap weryfikacji dokumentów i kwalifikacji kandydatów oraz prowadzenia rozmów.

W swoich rekomendacjach UODO odniósł się również do praktycznych aspektów prowadzenia procesów rekrutacyjnych, w tym uzyskiwania dodatkowych informacji o kandydacie, które nie zostały zawarte w jego aplikacji. Pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na unikanie pytań, które mogłyby naruszyć prawo do prywatności bądź dobra osobiste (np. dotyczące wyznania, orientacji seksualnej, przekonań politycznych czy życia prywatnego). Warto zaznaczyć, że zgodnie z rekomendacjami UODO niedopuszczalne jest pozyskiwanie przez pracodawcę informacji o kandydacie od jego poprzedniego pracodawcy bez posiadania zgody kandydata w tym zakresie, nawet w przypadku przedłożenia pisemnych referencji. Ponadto okres przechowywania danych kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacji winien być z góry określony przez administratora danych.

Co do zasady, dane osobowe kandydatów, którzy nie zawarto umowy, pracodawca powinien trwale i bezpiecznie usunąć niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji. Przechowywanie danych celem przyszłych rekrutacji powinno być uzasadnione prawnie przez administratora danych oraz obarczone oddzielnymi zgodami kandydatów. UODO wskazuje także niedopuszczalne praktyki tworzenia tzw. "czarnych list" osób ubiegających się o zatrudnienie oraz wymiany danych o kandydatach pomiędzy przedsiębiorcami, prowadzące do dyskryminacji kandydatów. Niedopuszczalne jest również gromadzenie informacji pozyskiwanych z mediów społecznościowych i wykorzystywanie ich podczas rozmów rekrutacyjnych.

III. Okres zatrudnienia i archiwizacji dokumentów po jego ustaniu.

Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie pracy pracodawca ma prawo żądać od nowo zatrudnionego pracownika podania dodatkowych danych (niezależnie od pozyskanych w procesie rekrutacji), w tym m.in. numeru PESEL, imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci czy innych danych osobowych w przypadku innych obostrzeń prawnych. UODO wskazuje również, że nie istnieją uzasadnione przesłanki prawne potrzeby kserokopii dokumentów tożsamości, a ich przechowywanie wiąże się z gromadzeniem danych nadmiarowych oraz sankcjami prawno-finansowymi. Należy pamiętać, że dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy i akta pracownicze powinny być szczególnie chronione i archiwizowane zgodnie z przepisami prawa.

Zachęcamy do pobrania poradnika UODO dla przedsiębiorców ze strony uodo.gov.pl