Szczegoly

Zgodnie ze wcześniejszymi zapowiedziami Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) rusza na kontrole monitoringu pracowników w przedsiębiorstwach. 30 września zakończył się bowiem 4-miesięczny okres przejściowy na dostosowanie zasad monitoringu do RODO i regulacji sektorowych. UODO sprawdzi cele, zakres oraz sposoby zastosowania monitoringu, które powinny zostać objęte przez zbiorowy układ pracy lub regulamin pracy (lub obwieszczenie, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobligowany do ustalenia regulaminu pracy - wymaga tego Kodeks pracy).

UODO wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców ustanowił 4-miesięczny okres przejściowy, umożliwiając im dostosowanie się do nowych regulacji do końca września.

Jednak jak wskazują liczne statystyki niewiele firm dostosowało swój monitoring do ustawowych wymagań, pomimo iż – jak twierdzą eksperci – okres na ich wprowadzenie zmian był wystarczający. Wielu przedsiębiorców tłumaczy ten stan koniecznością nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzającej wymóg monitoringu wizyjnego, w porozumieniu ze związkami zawodowymi i trudnościami w negocjacjach pomiędzy stronami. Okazuje się jednak, że duże przedsiębiorstwa, które w teorii powinny napotkać największe trudności w uzgodnieniu regulaminów ze związkami zawodowymi, dostosowały wewnętrzne przepisy do wymagań ustawowych zanim ustawa zaczęła obowiązywać.

Skargi na stosowanie monitoringu wizyjnego wpływają do UODO od wejścia w życie RODO i innych przepisów sektorowych. Niemniej żadne z postępowań wszczętych na skutek tych skarg nie zostało jak do tej pory zakończone wydaniem decyzji administracyjnej przez Prezesa UODO. Zapowiadane kontrole UODO będą prowadzone m.in. w urzędach miast, szkołach, spółdzielniach mieszkaniowych, sądach i przedsiębiorstwach.

Wiele podmiotów stosujących monitoring wprowadziło jedynie modyfikację zapisu do regulaminu bez analizy proporcjonalności jego zastosowania, co jak się okazuje stanowi najczęstszy błąd interpretacji zapisów ustawy, która szczegółowo reguluje gdzie i w jakich sytuacjach mogą pojawić się kamery. Zgodnie z ustawą monitoring wizyjny ma uzasadnienie tylko w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, nie zaś w celu środka nadzoru nad jakością pracy i efektywnością lub wydajnością pracowników. Ustawodawca wskazuje konkretne miejsca, których monitoring nie powinien obejmować, jak np. pomieszczenia sanitarne czy udostępniane zakładowej organizacji związkowej, jednak o ile pracodawca wykaże zasadność i spełni pozostałe wymogi kodeksowe, będzie mógł zainstalować tam kamery.

Co to oznacza w praktyce? Przedsiębiorca stosujący monitoring wizyjny powinien wykazać, że istnieje podstawa prawna umożliwiająca rejestrację wideo oraz upewnić się, że kamery są prawidłowo ulokowane, a wszyscy pracownicy i klienci są poinformowani o tym, że są nagrywani. RODO określa również maksymalny okres archiwizacji nagrań i ich usuwania po upływie 3 miesięcy.

Nie istnieje jeden, ogólny regulamin stosowania monitoringu zgodnego z RODO dla przedsiębiorców. O ile można ustalić ogólne wytyczne i rekomendacje, o tyle UODO podczas kontroli będzie rozpatrywał i oceniał monitoring indywidualnie przez pryzmat niezbędnej ingerencji w prywatność pracowników. Ważne jest, aby pracodawcy świadomi byli tego, że kamery nie mogą być instalowane wszędzie - materiałem pomocniczym są tutaj wskazówki Prezesa UODO dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zawierające podstawowe informacji pozwalajace osiągnąć zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Wydaje się, że najrozsądniejszym rozwiązaniem kłopotliwego problemu monitoringu jest szczegółowy jego audyt i analiza powdrożeniowa wprowadzonych zmian, co skutecznie powinno zapewnić zgodność ze wszystkimi wymogami prawa i uchronić firmę przed ewentualnymi konsekwencjami finansowymi.

Należy pamiętać, że za naruszenie przepisów RODO urząd może nałożyć wysokie kary: nawet do 20 mln euro lub 4% całkowitego (rocznego) obrotu firmy. W praktyce jednak, zwłaszcza w pierwszych miesiącach kontroli i przy mało istotnych naruszeniach przepisów RODO czy innych regulacji sektorowych, Urząd Ochrony Danych Osobowych powinien poprzestać na ostrzeżeniach, upomnieniach lub symbolicznych karach finansowych.