Szczegoly

Dokumenty papierowe w każdej firmie mają tzw. cykl życia, przechodząc przez różne etapy. Zrozumienie tych etapów zapewnia lepszą kontrolę nad organizacją danych, poprawę wydajności pracy i bezpieczeństwo firmy. Cykl życia dokumentów to zagadnienie niezwykle ważne – prawidłowy ich obieg chroni przedsiębiorstwo przed wyciekiem danych i późniejszymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Dane są integralną częścią rentowności każdego przedsiębiorstwa. Wykorzystanie danych – niezależnie od tego, czy pochodzą one od klienta czy wynikają z zestawień i bilansów – jest siłą napędową biznesu. Oznacza to, że zarządzanie informacjami jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

W miarę wzrostu ilości zbieranych danych zarządzanie informacjami staje się coraz trudniejsze i opiera się na bezpieczeństwie, opiece i innowacjach. Dlatego ważne jest, aby firma posiadała systemy, które umożliwiają ścisłe zarządzanie bezpieczeństwem i poufnością informacji biznesowych i danych, zapewniają sprawne i wydajne jej funkcjonowanie oraz ewoluują i podążają za wymogami prawnymi i trendami na rynku.

Etap I. Generowanie danych.
Aktywne dokumenty są zawsze w użyciu: trzeba je mieć pod ręką i często odgrywają istotną rolę w miejscu pracy. Dokumenty, które nie są archiwizowane i bezpiecznie przechowywane, stanowią poważne zagrożenie i mogą trafić do nieuprawnionych osób lub zaginąć, np. poprzez przypadkowe wyrzucenie do kosza. W zależności od liczby aktywnych dokumentów istnieją różne typu podręcznych systemów do ich przechowywania i segregacji. Warto zwrócić w tym miejscu uwagę na motyw nr 78 RODO, w którym mowa jest o wdrożeniu odpowiednich środków organizacyjnych, zapewniających spełnienie wymogów rozporządzenia. Właściwe przetrzymywanie podręcznej dokumentacji w miejscu pracy służy zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych. Niezależnie od branży, dane są generowane na wielu płaszczyznach – między przedsiębiorstwami, klientami lub kontrahentami oraz przez personel.

Etap II. Bezpieczne przechowywanie i archiwizacja informacji.
Dokumenty archiwizowane prawne to dokumenty, które nie są niezbędne w codziennej działalności firmy, ale muszą zostać zachowane z przyczyn prawnych. Są one najbardziej narażone na zagubienie lub przypadkowe wyrzucenie lub zniszczenie, ponieważ ich brak znaczenia w codziennym biznesie powoduje, że są składowane w magazynach lub archiwach, często bez odpowiedniego oznaczenia lub właściwego zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych. Inteligentne systemy zarządzania oferują co prawda możliwość digitalizacji wszelkich dokumentów papierowych i przypisanie do nich znaczników umożliwiających indeksowanie w bazie danych przedsiębiorstwa, ale trudno wymagać od firmy z długoletnią tradycją, aby zdigitalizowała wszystkie archiwalne dokumenty od początku jej działalności biznesowej.

Etap III. Wykorzystanie i udostępnianie informacji.
Archiwizowanie danych jest ważne, ale to w jakich warunkach są one przechowywane, zabezpieczone i oznaczone wpływa bezpośrednio na ich żywotność i późniejsze wyszukiwanie, umożliwiając podejmowanie decyzji biznesowych. Przedsiębiorstwa zobligowane są do efektywnego zarządzania swoimi danymi, aby umożliwić m. in. służbom sprawne dotarcie do pożądanej dokumentacji. Kluczowe aspekty korzystania i udostępniania danych obejmują bezpieczną digitalizację danych oraz ich wykorzystanie przez inteligentne technologie łączące dane i dokumenty z odpowiednimi procesami biznesowymi. Posiadanie szeroko stosowanego, wydajnego procesu digitalizacji dokumentów usprawnia wykorzystanie i dostęp do danych, a szybszy dostęp do danych to efektywniejsze podejmowanie decyzji biznesowych.

Etap IV. Niszczenie zbędnych dokumentów.
W każdym przedsiębiorstwie przychodzi czas, w którym archiwalne dokumenty tracą swoją moc i są zbędne, a ich dalsze składowanie generuje niepotrzebne koszty i zajmuje przestrzeń archiwum. Te zbędne dokumenty, pomimo tego, że stanowią wartość historyczną i nie uczestniczą aktywnie w działalności biznesowej przedsiębiorstwa, zawierają często poufne dane, które mogą zostać niewłaściwie wykorzystane. Winny one być właściwie zniszczone przy zachowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Tradycyjne zarządzanie informacjami skupia się koncepcji przechowywania i niszczenia. Wraz z pojawieniem się danych cyfrowych, które obecnie przenikają wszystkie aspekty działalności biznesowych, koncepcja ta wymaga adaptacji. Koncepcja inteligentnego zarządzania informacją adaptuje tradycyjne podejście do zarządzania informacjami celem rozwiązania problemów związanych z nowymi informacjami i ich strukturą. W ten sposób inteligentny system zarządzania danymi umożliwia firmie skupienie się na tym, co najistotniejsze, konwertując dane i wzbogacając je poprzez połączenie z procesami biznesowymi.

Ilość danych generowanych przez przedsiębiorstwo rośnie w wykładniczym tempie, ale dzięki digitalizacji i wydajnym systemom do zarządzania informacjami można odpowiednio zarządzać danymi w każdym z czterech etapów cyklu życia informacji. Inteligentne systemy zarządzania danymi umożliwiają w produktywny sposób zarządzanie procesami biznesowymi, budując pozytywne relacje z klientami oraz zwiększają produktywność i obniżają koszty.