Szczegoly

Czasy, w których przedsiębiorstwa polegały w dużej mierze na archiwizacji dużej ilości dokumentów papierowych, choć wciąż trwają, powoli dobiegają końca. Agencje ubezpieczeniowe, placówki służby zdrowia, administracja publiczna i sądownictwo są nadal obciążone wymogami regulacyjnymi, które nakazują archiwizację i przechowywanie dokumentów przez długie lata. Jaka jest przyszłość wniosków, polis, dokumentacji medycznej i sądowej? Czy dokumentacja w takiej formie jest niezbędna w procesach biznesowych i wszelkich sprawach obywatelskich?

Przyspieszająca transformacja cyfrowa i zmieniający się sposób, w jaki organizacje przetwarzają dane konsumentów bez udziału papieru staje się naturalną normą postępowania. Co to oznacza dla przyszłości producentów niszczarek dokumentów?

Okazuje się, że wobec trudnej sytuacji geopolitycznej i zmiany dotychczasowego status quo na rynkach finansowych, wywołanego trudnościami wywołanymi przez pandemii koronawirusa i wojną na Ukrainie, wiele organizacji zabezpiecza swoje stany magazynowe tonami papieru. A ten, według najnowszych doniesień rynkowych znacząco podrożeje. Co gorsza, ukryty koszt papieru może być nawet 30-krotnie wyższy niż rzeczywisty koszt jego zakupu, wobec kosztów związanych z archiwizacją i organizacją dokumentacji, odzyskiwaniem i powielaniem utraconych dokumentów, a także ostatecznie ich utylizacją.

Szacuje się, że koszt niszczenia i utylizacji jednego kilograma papieru kosztuje średnio 2,50 zł, co przy dużej ilości dokumentacji papierowej stanowi duże obciążenie dla organizacji. Jeśli branża, w której funkcjonuje przedsiębiorstwo, wymaga archiwizacji dokumentacji, np. medycznej czy finansowej, to koszt ten dodatkowo potęgowany jest ilością czasu, jaką pracownicy spędzają przy organizacji i archiwizacji dokumentów, przenoszeniu pudeł archiwizacyjnych, a następnie utylizacji.

Przedsiębiorstwa z ustawowym obowiązkiem przechowywania i utylizacji dokumentacji papierowej mają kluczowe znaczenie wobec kar administracyjnych. Dodatkowo szacuje się, że ponad 10 tys. dokumentów zajmuje średnio 0,8 m.kw. – to tyle, ile średnio rocznie przetwarza jeden pracownik administracji publicznej. Przyjmuje się ponadto, że dokumentacja papierowa pochłania od 30 do 40 procent więcej czasu niż alternatywna obsługa konsumentów w sposób cyfrowy.

Sam papier jest związanych z coraz trudniejszymi warunkami pozyskiwania tarcicy, ponieważ ilość zasobów drewna na całym świecie jest coraz rzadsza. Wraz z ogromnym wzrostem aktywności e-commerce, papiernie będą pod większą presją ze strony sprzedawców internetowych, aby produkować opakowania.

Ta sytuacja może wywrzeć w przyszłości presję na usługi związane z niszczeniem dokumentów. Ponieważ procesy cyfrowe stają się normą, a koszty papieru gwałtownie rosną, ekosystem utylizacji papieru, w tym jego niszczenia i recyklingu, mogą również wzrosnąć, co ostatecznie zostanie przeniesione na procesy biznesowe i w szczególności branże, w których papier stanowi trzon działalności.

Co ciekawe, całkowita emisja gazów cieplarnianych z samej produkcji papieru wynosi ok. 0,5%, czyli jest wyższa niż łączna emisja CO₂ w Szwecji, Danii, Finlandii i Norwegii. Ponadto produkcja papieru jest głęboko uzależniona od zużycia wody i chociaż recykling papieru bezsprzecznie zużywa mniej wody niż masa pierwotna to zużycie papier nadal ma wpływ na środowisko.

Recykling rozdrobnionego papieru zmniejsza, co prawda, zużycie śmieci, ale nie jest tak przyjazny dla środowiska, jak można by przypuszczać. Niedawne badanie przeprowadzone przez University College London, wykazało, że gdyby cały papier odpadowy został poddany recyklingowi, emisja CO₂ mogłaby wzrosnąć nawet o 10% przy wykorzystaniu energii pochodzących z paliw kopalnych.

Ponieważ konsekwencje (w postaci grzywien i kar administracyjnych) mogą być kosztowne i szkodzić reputacji wielu organizacji, usługi outsourcingu pozbywania się dokumentacji stają się powszechną praktyką. W większości przypadków niszczenie i utylizacja papieru może wiązać się z ryzykiem wycieku danych, dlatego warto korzystać ze sprawdzonych, wyspecjalizowanych i certyfikowanych usługodawców.

Podsumowując: zmniejszenie zależności organizacji od papieru i zarządzania obiegiem dokumentacji papierowej znacząco poprawia bezpieczeństwo danych. Ponadto prowadzenie dokumentacji cyfrowej jest mniej podatne na błędy i o wiele łatwiejsze w zarządzaniu, przetwarzaniu i archiwizacji.