Szczegoly

Ochrona danych w firmie coraz częściej kojarzy się z cyberbezpieczeństwem: silnymi hasłami, uwierzytelnianiem wieloskładnikowym, szyfrowaniem czy zabezpieczeniem firmowej poczty. Tymczasem wiele poufnych informacji każdego dnia opuszcza ekran komputera i trafia na papier. Wystarczy wydruk pozostawiony przy drukarce, notatki po spotkaniu czy dokument wyrzucony do zwykłego kosza, aby dane znalazły się poza kontrolą organizacji.

Papierowe dokumenty nadal pozostają więc istotnym elementem bezpieczeństwa informacji. Gdzie w codziennej pracy najczęściej powstają „papierowe ślady” i jak ograniczyć związane z nimi ryzyko?

1. Drukarka – miejsce, o którym łatwo zapomnieć

Współdzielona drukarka to jeden z najbardziej oczywistych, a jednocześnie często ignorowanych punktów, w których mogą pozostać poufne informacje.

Pracownik wysyła dokument do druku, odbiera telefon, rozpoczyna inne zadanie i zapomina o wydruku. W tym czasie dokument może zobaczyć każda osoba korzystająca z urządzenia.

Problem może dotyczyć m.in. umów, faktur, zestawień finansowych, dokumentów kadrowych, danych klientów, raportów czy wewnętrznej korespondencji.

Dlatego warto wprowadzić prostą zasadę: dokument zawierający poufne informacje powinien być odbierany z drukarki od razu po wydrukowaniu. Jeżeli wydruk jest błędny lub nie jest już potrzebny, nie powinien trafiać do zwykłego kosza na papier.

2. Biurko pracownika

Kartka z numerem telefonu klienta, wydrukowana wiadomość e-mail, lista pracowników, fragment umowy czy notatki sporządzone podczas rozmowy mogą wydawać się nieistotne. Jednak nawet niewielkie fragmenty informacji mogą mieć znaczenie, szczególnie jeśli pozwalają zidentyfikować konkretną osobę, klienta lub kontrahenta.

Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie zasady „czystego biurka”. Po zakończeniu pracy dokumenty należy schować w odpowiednim miejscu, przekazać do archiwizacji albo bezpiecznie zniszczyć, jeśli nie są już potrzebne.

Dotyczy to również odręcznych notatek. To, że informacja nie pochodzi z oficjalnego dokumentu, nie oznacza, że można pozostawić ją bez zabezpieczenia.

3. Sala konferencyjna po spotkaniu

Spotkanie się kończy, uczestnicy wychodzą, a na stole pozostają wydruki prezentacji, agenda, notatki czy robocze wersje dokumentów.

Sala konferencyjna jest przestrzenią współdzieloną przez wiele osób, dlatego pozostawione tam materiały mogą szybko trafić w niepowołane ręce.

Po każdym spotkaniu warto sprawdzić, czy na stole, przy monitorze lub tablicy nie pozostały dokumenty zawierające informacje firmowe. Niepotrzebnych materiałów nie należy automatycznie wrzucać do kosza – jeśli zawierają dane poufne, powinny zostać zniszczone.

4. Dokumenty robocze, czyli „przecież to tylko brudnopis”

Niebezpieczne mogą być również dokumenty, które nigdy nie miały stać się oficjalną dokumentacją firmy.

Robocza wersja umowy może zawierać dane kontrahenta. Wydruk testowy – nazwiska pracowników. Fragment raportu – wyniki finansowe. Notatki przygotowane przed spotkaniem – informacje dotyczące klientów.

O bezpieczeństwie dokumentu nie powinno więc decydować to, czy jest jego ostateczną wersją, ale rodzaj znajdujących się na nim informacji.

Jeżeli dokument nie jest już potrzebny, warto zniszczyć go od razu zamiast odkładać na biurko lub przechowywać bez wyraźnego powodu.

5. Zwykły kosz na papier

Wyrzucenie dokumentu nie oznacza, że zawarte na nim informacje przestały istnieć.

Kartka wrzucona w całości do kosza może być nadal czytelna. Dotyczy to również dokumentów podartych ręcznie na kilka większych części, które w wielu przypadkach można bez większego problemu ponownie złożyć.

Dlatego dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe, handlowe czy inne poufne informacje powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający ich łatwe odtworzenie.

W biurze warto wyznaczyć jasne zasady dotyczące tego, jakie dokumenty trafiają do zwykłego pojemnika na makulaturę, a jakie powinny zostać wcześniej zniszczone.

Niszczarka jako część codziennego obiegu dokumentów

Bezpieczeństwo informacji jest skuteczniejsze, gdy właściwe zachowanie jest dla pracownika jednocześnie najprostszym rozwiązaniem.

Dlatego znaczenie ma nie tylko samo posiadanie niszczarki, ale również jej odpowiednie umiejscowienie. Jeżeli urządzenie znajduje się blisko miejsca, w którym najczęściej powstają niepotrzebne wydruki, pracownik może zniszczyć dokument od razu, zamiast odkładać go „na później”.

Niszczarki Fellowes mogą stanowić element tak zorganizowanego systemu ochrony dokumentów. W zależności od potrzeb firmy można dobrać urządzenie przeznaczone do pracy indywidualnej, niewielkiego zespołu lub bardziej intensywnego użytkowania w przestrzeni wspólnej.

Przy wyborze niszczarki warto zwrócić uwagę m.in. na poziom bezpieczeństwa niszczenia, liczbę kartek niszczonych jednorazowo, pojemność kosza oraz rozwiązania zwiększające komfort i bezpieczeństwo użytkowania.

W przypadku dokumentów zawierających szczególnie wrażliwe informacje istotne jest także rozdrobnienie papieru na odpowiednio małe ścinki, które utrudniają odtworzenie pierwotnego dokumentu.

Bezpieczeństwo zaczyna się od codziennych nawyków

Wyciek danych nie zawsze rozpoczyna się od zaawansowanego cyberataku. Czasem wystarczy jedna kartka pozostawiona w niewłaściwym miejscu.

Dlatego warto spojrzeć na biuro z perspektywy obiegu informacji. Gdzie drukowane są dokumenty? Co dzieje się z ich roboczymi wersjami? Gdzie trafiają notatki ze spotkań? Czy pracownicy wiedzą, które materiały można wyrzucić, a które należy zniszczyć?

Połączenie jasnych procedur, odpowiednich nawyków pracowników oraz właściwie dobranych urządzeń, takich jak niszczarki Fellowes, pomaga ograniczyć liczbę miejsc, w których poufne informacje mogą pozostać bez kontroli.

Bo bezpieczne biuro to nie tylko zabezpieczony komputer. To również brak niepotrzebnych papierowych śladów.