Szczegoly
2022-03-15 | Fellowes Polska SA
Złodzieje tożsamości nie znoszą znoszą zniszczonych w niszczarce poufnych dokumentów. Dlaczego? Ponieważ jest to jeden najprostszych i najbardziej skutecznych sposobów ochrony osób i mienia przed wyjątkowo negatywnymi skutkami utraty danych.
Poniżej przedstawiamy 7 faktów dotyczących niszczenia dokumentów, które wbrew pozorom nie są tak oczywiste, jak wielu z nas może się wydawać:
- Większość kradzieży tożsamości i oszustw powiązana jest z przechwyceniem danych na nośnikach drukowanych, często znajdowanych w skradzionych lub zgubionych portfelach, skrzynkach poczty tradycyjnej czy wyrzuconych śmieciach. Według raportu The BakerHostetler Data Security Incident Response Report 20151 co piąte naruszenie danych związane jest z zapisami danych na papierze.
- Śmieci są uważane za własność tego, kto jest właścicielem posesji – prawo w Polsce definiuje posiadacza odpadów jako podmiot, który fizycznie nimi włada, przy czym wysnuć można również wniosek, że jest nim właściciel posesji na której odpady się znajdują.
- Niszczenie dokumentów jest ważne nie tylko ze względów bezpieczeństwa i cyberbezpieczeństwa, ale także jest istotne wobec przepisów prawa. Obecnie istnieją wymogi prawa, które nakazują ochronę wszelkich danych personalnych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych. Aby zachować zgodność z tymi przepisami należy upewnić się, że są one niszczone z adekwatnym do istotności danych poziomem bezpieczeństwa wg normy DIN 66399. Ważne jest przy tym, aby chronić nie tylko dane personalne, ale także niepotrzebne dokumenty firmowe i administracyjne.
- Zniszczone dokumenty w nawet najbardziej zaawansowanej niszczarce można odwzorować. Istnieje oprogramowanie, które to umożliwia. Jednak im mniejszy rozmiar ścinka, tym jest to trudniejsze i wymaga olbrzymich mocy obliczeniowych, czasu i nakładu pracy. Najprostsze niszczarki tną dokumenty na podłużne paski o szerokości kilku milimetrów – odwzorowanie dokumentów z tych pasków jest niezwykle łatwe i można to zrobić bez specjalistycznego oprogramowania.
- Niszczarki nie ograniczają się wyłącznie do niszczenia papieru. Wiele dostępnych na rynku urządzeń niszczy również karty płatnicze, nośniki optyczne, pendrive’y i dyski twarde. Większość umożliwia niszczenie dokumentów z małymi spinaczami biurowymi i zszywkami. Zadbaj o to, aby odbiorcą dokumentów drukowanych i nośników cyfrowych do utylizacji było przedsiębiorstwo posiadające odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Zapewnienie, że dokumenty zostaną całkowicie zniszczone – zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa – może w niektórych przypadkach nie być wystarczające. Sprawdź dokładnie swojego odbiorcę, zanim powierzysz mu jakiekolwiek poufne dane.
- Outsourcing niszczenia dużych ilości dokumentów jest opłacalny, gdy weźmiesz pod uwagę czas i płace pracowników, amortyzację niszczarek i koszty ich konserwacji. Ponadto profesjonalne niszczenie papieru przez firmę zewnętrzną całkowicie rozwiązuje problem składowania i utylizacji powstałych z niszczenia odpadów, które poddawane są recyklingowi.
Pamiętaj, że w przypadku poważnego naruszenia danych przedsiębiorstwu grozi wysoka grzywna, nawet do 4% rocznego światowego obrotu lub 20 milionów euro (w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa). Niszczenie zapewnia bezpieczeństwo danych i utrzymuje Twoją firmę w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.