Szczegoly

W dzisiejszych czasach wiele firm gromadzi i przechowuje poufne informacje. I chociaż wiele z nich dąży do elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizacji, to wciąż są one drukowane i przechowywane w segregatorach. Warto zastanowić się nad tym, co zrobić z tymi ważnymi dokumentami, gdy nie są już potrzebne. Listy klientów, zapisy płac i wyciągi bankowe, bilanse księgowe i raporty marketingowe, pisma urzędowe i zeznania podatkowe… to wszystko należy bezpiecznie zutylizować, aby zapobiec utracie tożsamości.

Niszczenie niepotrzebnych dokumentów papierowych ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa poufnych i wrażliwych informacji. Większość z nas archiwizuje i przetwarza różnego rodzaju dokumenty, takie jak rachunki, sprawozdania finansowe, plany marketingowe, akta pracowników, a nawet korespondencję firmową. Biura rządowe, organizacje, duże korporacje, małe i średnie przedsiębiorstwa, a nawet zwykli ludzie w domu korzystają z urządzeń zwanych niszczarkami, które tną papier na paski lub drobne konfetti, które następnie są zbierane i poddawane recyklingowi.

Oto 4 ważne powody, dla których warto rozważyć zakup niszczarki papieru:

#1 Zgodność z prawem
Wszyscy mamy prawo do ochrony danych osobowych. W rzeczywistości istnieją regulacje prawne, które umożliwiają nakładanie kar na przedsiębiorstwa za beztroskie zarządzanie danymi. Organizacje przechowujące dane osobowe, które zaniedbują ich ochronę, ponoszą konsekwencje finansowe i prawne. Odpowiedzialni pracodawcy potrafią zdiagnozować krytyczne aspekty zarządzania danymi na każdym etapie ich cyklu życia.

#2 Ochrona środowiska
Produkcja papieru obostrzona jest zubożeniem zasobów naturalnych. Aby chronić lasy, odpowiedzialni przedsiębiorcy opowiadają się za digitalizacją dokumentacji firmowej i używają papieru tylko w ostateczności. Praktyka zrównoważonego rozwoju rolnictwa odpowiada na zapotrzebowanie na surowce do produkcji papieru, a ponowne wykorzystanie i recykling zniszczonych w niszczarce dokumentów to także kolejna metoda ochrony lasów.

#3 Zapobieganie utracie tożsamości
Przypadki kradzieży tożsamości są powszechne i stają się coraz większym zagrożeniem wraz z rozwojem nowych technologii. Nawet zwykłe dane teleadresowe mogą stanowić potencjalne zagrożenie. Za najlepszą praktykę dla organizacji i osób prywatnych uważane jest stosowanie niszczarki papieru i podobnych urządzeń, które zapobiegają kradzieży tożsamości i oszustwom z użyciem danych osobowych. Aby chronić pracowników, klientów i firmę należy niszczyć dokumenty, gdy nie są już potrzebne, a gdy dokumenty te są nadal w użyciu ważne jest, aby przechowywać je w bezpiecznym i chronionym miejscu.

#4 Zwiększone ryzyko pożaru
Zalegające stosy papieru powodują bałagan i zwiększają ryzyko pożaru. Rosnąca ilość dokumentów papierowych zmusza przedsiębiorców do utylizacji niepotrzebnej dokumentacji z całego systemu zarządzania danymi. Wiele firm korzysta z wysoce wydajnych niszczarek biurowych lub nawet wyznacza pracownika, który zajmuje się prawidłową utylizacją i niszczeniem dokumentów papierowych. Czasami bardziej ekonomiczne wydaje się skorzystanie z usług niszczenia przez inne firmy, które są wyspecjalizowane w bezpiecznej utylizacji papieru, ponieważ nie wymaga to inwestycji kapitałowych, kosztów utrzymania urządzeń i obsługi serwisowej.

Oto cztery główne, choć nie jedyne powody dla których warto przemyśleć sposób utylizacji niepotrzebnej dokumentacji papierowej. Posiadanie niszczarki lub korzystanie z usługi niszczenia dokumentów jest ważne – rozdrabnianie dokumentów pomaga zachować zgodność z prawem, chroni zasoby naturalne, zapobiega kradzieży tożsamości oraz eliminuje zagrożenia związane z bałaganem i ryzykiem pożaru. Bez względu na to, czy chodzi o poufne dane klientów czy o poufne informacje, bezpieczeństwo informacji jest niezwykle ważne. Przechowywanie niepotrzebnych dokumentów bez odpowiedniej ochrony może stanowić zagrożenie dla utraty tożsamości i może spowodować naruszenie danych, które może narazić Twoją organizację na utratę cennych informacji oraz pogorszyć jej reputację.