Szczegoly

Bezpieczeństwo dokumentów to istotny problem, z którym borykają się niemal wszystkie organizacje działające na całym świecie. Gdy dokumenty przesyłane są w Internecie za pośrednictwem urządzeń i platform do przechowania danych w chmurze, istnieje bardzo wysokie ryzyko, że zostaną zainfekowane wirusem lub skradzione w wyniku ataku hakerskiego. Po archiwizacji dokument w fizycznej formie istnieje również duże prawdopodobieństwo, że mogą one zostać zagubione lub zniszczone w wyniku kradzieży, pożaru lub przypadkowej utylizacji.

Wiele przedsiębiorstw na całym świecie musiało stawić czoła trudnym sytuacjom kradzieży danych i naruszeń bezpieczeństwa, niejednokrotnie płacąc wysoką ceną w postaci okupu za odszyfrowanie danych lub kar administracyjnych. Dlatego mądrą i istotną decyzją jest poważne traktowanie środków bezpieczeństwa podczas przesyłania i udostępniania dokumentów firmowych, takich jak zapisy księgowe i transakcje finansowe.

Bezpieczeństwo dokumentów, zdefiniowane w dosłownym znaczeniu, to utrzymanie wszystkich istotnych informacji na nich zawartych na odpowiednim poziomie bezpieczeństwa podczas udostępniania, archiwizacji, przetwarzania i ostatecznie usuwania, gdy nie są już potrzebne.

Ponieważ dokumenty są narażone na poważne zagrożenia bezpieczeństwa, należy zdawać sobie sprawę, jak ważne jest opracowanie planu tworzenia kopii zapasowych i systemu zarządzania dokumentacją w organizacji. Plan taki, oprócz wyboru platformy do przechowywania danych, obejmuje dogłębne zrozumienie funkcji bezpieczeństwa, opcji skalowania przestrzeni na dane i możliwości zachowania kopii zapasowej w przypadku utraty dokumentów. Jeśli dokumenty zostaną utracone, platforma do ich przechowywania powinna mieć możliwość szybkiego ich odzyskania.

Wiele firm korzysta z profesjonalnego outsource’ingu do przechowywania dokumentacji drukowanej, który oferuje odpowiednią ochronę i doskonałe warunki archiwów. Tego typu firmy nie tylko zapewniają wymagany prawem poziom bezpieczeństwa, ale również zapewniają niskobudżetowe składowanie dokumentów i ich utylizację. Istnieje również wielu dostawców, którzy oferują przechowywanie dokumentów cyfrowych na platformach do tego celu dedykowanych.

Bezpieczeństwo dokumentów to wysoce zaawansowany proces, który wymaga rzetelnego podejścia i zapewnienia zgodności z wymogami aktualnie obowiązującego prawa.

I chociaż istnieją systemy zarządzania obiegiem dokumentów to często w organizacjach popełniane są typowe błędy, który należy unikać za wszelką cenę:

• dokumenty, które nie są odpowiednio oznaczone lub zarchiwizowane we właściwy sposób są często trudne do zlokalizowania – większość przedsiębiorstw o tym zapomina, co prowadzi do sytuacji stresogennych, gdy zaistnieje potrzeba nagłego do nich dostępu,
• wyzwaniem pojawiającym się przy dużej ilości dokumentów jest ich bezpieczeństwo – dokumenty przechowywane on-line nie jest w 100% bezpieczne, a archiwa fizyczne mogą zostać skradzione – co wymaga ciągłego doskonalenia systemu zabezpieczeń,
• dokumenty, z których nie korzysta się podczas codziennych obowiązków, mogą znajdować się w różnych miejscach, co powoduje problemy z dostępem do nich i zachowaniem standardów bezpieczeństwa danych.

Chociaż przechowywanie dokumentów wydaje się być kosztowne i czasochłonne, zapewnienie bezpieczeństwa danych i ochrona ich przed zagrożeniami, jeśli nie są zaszyfrowane, jest wyzwaniem nie tylko dla międzynarodowych korporacji, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Dzięki platformom do przechowywania dokumentów można szybko i efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów w firmie. Wszystkie dokumenty można umieścić w jednym miejscu w zorganizowany sposób i mieć do nich dostęp (z uwierzytelnianiem) niemal przez cały czas. Należy jednak pamiętać, że dostęp do dokumentacji firmy powinien być również monitorowany i przydzielany wyłącznie pracownikom po ich przeszkoleniu, z uwzględnieniem właściwego poziomu dostępu.