Szczegoly

W dobie coraz powszechniejszego korzystania z dokumentów cyfrowych, warto wiedzieć, że dokumenty drukowane nadal stanowią istotną część pracy biurowej. Należy przy tym pamiętać, że dokumenty te zawierają potencjalnie wrażliwe dane osobowe, które wymagają szczególnej ochrony zgodnie z przepisami RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) oraz innymi obostrzeniami prawnymi w Polsce. W tym artykule przyjrzymy się kwestii ochrony danych osobowych na dokumentach drukowanych oraz normie DIN 66399 regulującej poziomy bezpieczeństwa niszczenia tych dokumentów w niszczarkach.

RODO a ochrona danych osobowych

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) to jedna z najważniejszych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej. Wdrożona w maju 2018 roku, RODO ma na celu zapewnienie obywatelom UE większej kontroli nad ich danymi osobowymi oraz określa zobowiązania dla podmiotów przetwarzających te dane, w tym także w kontekście dokumentów drukowanych.

Dane osobowe zawarte w dokumentach drukowanych mogą obejmować takie informacje jak imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, dane kontaktowe czy informacje finansowe. Wszystkie te dane są szczególnie wrażliwe i mogą zostać wykorzystane do celów niezgodnych z wolą osoby, której dane dotyczą. Dlatego też, zgodność z RODO jest kluczowa dla zachowania prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych.

Ochrona danych na dokumentach drukowanych

W kontekście dokumentów drukowanych, ochrona danych osobowych obejmuje kilka kluczowych aspektów:

• bezpieczne przechowywanie – w biurach, gdzie korzysta się z dokumentów drukowanych, ważne jest, aby mieć kontrolę nad dostępem do tych dokumentów; drukowane dokumenty zawierające dane osobowe powinny być przechowywane w miejscach, do których mają dostęp jedynie upoważnione osoby,
• bezpieczne drukowanie – zapewnienie bezpieczeństwa podczas procesu drukowania jest równie istotne; unikaj drukowania dokumentów z danymi osobowymi na drukarkach dostępnych publicznie lub bez konieczności autoryzacji,
• niszczenie dokumentów – okres przechowywania dokumentów jest ograniczony przepisami prawa, więc należy dbać o terminową i bezpieczną destrukcję dokumentów; w tym celu warto korzystać z niszczarek, które spełniają odpowiednie normy bezpieczeństwa, takie jak DIN 66399.

Norma DIN 66399

Norma DIN 66399 określa poziomy bezpieczeństwa niszczenia dokumentów, uwzględniając różne rodzaje informacji oraz metody ich niszczenia. Istnieje siedem poziomów bezpieczeństwa (od P-1 od P-7) oraz cztery rodzaje materiałów (papier, folie, karty magnetyczne, twarde dyski). Przyjrzyjmy się bliżej tym poziomom bezpieczeństwa:

• poziom bezpieczeństwa P-1: niska poufność
  Niszczenie dokumentów w klasie P-1 zapewnia podstawowy poziom bezpieczeństwa. Proces niszczenia polega na rozdrabnianiu dokumentów na podłużne paski. Choć ten poziom bezpieczeństwa zapewnia ochronę danych przed nieautoryzowanym odczytem, jest on odpowiedni głównie dla dokumentów o niskiej poufności. Oznacza to, że wrażliwe dane osobowe, takie jak numery PESEL czy dane finansowe, powinny być niszczone na wyższych poziomach bezpieczeństwa.
• poziom bezpieczeństwa P-2: podstawowa poufność
  Klasa P-2 oferuje wyższy poziom bezpieczeństwa niż P-1. Dokumenty są tutaj rozdrabniane na mniejsze fragmenty, co sprawia, że trudniej jest je odczytać lub zrekonstruować. Proces niszczenia w klasie P-2 polega na rozdrobnieniu dokumentów na mniejsze kawałki, zwykle w postaci pasków lub ścinków. Taki poziom bezpieczeństwa jest zalecany dla dokumentów wewnętrznych zawierających podstawowe dane osobowe, takie jak dane kontaktowe lub informacje biurowe.
• poziom bezpieczeństwa P-3: średnia poufność
  Klasa P-3 zapewnia jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa niż P-2. Proces niszczenia dokumentów polega na ich rozdrobnieniu na mniejsze fragmenty, zazwyczaj w postaci drobnych ścinków. Poziom P-3 jest rekomendowany dla dokumentów zawierających poufne dane osobowe, takie jak dane medyczne czy dane klientów, które wymagają dodatkowego zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych.
• poziom bezpieczeństwa P-4: wysoka poufność
  Niszczenie dokumentów w klasie P-4 oznacza zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa dla danych osobowych i innych poufnych informacji. Proces niszczenia powoduje, że dokumenty są rozdrobnione na mniejsze fragmenty, zapewniając znacznie większą ochronę niż niższe klasy. To rozdrobnienie gwarantuje, że dane są praktycznie nieodwracalne, utrudniając osobom niepowołanym odczytanie, zrekonstruowanie czy odzyskanie wrażliwych informacji.
• poziom bezpieczeństwa P-5: bardzo wysoka poufność
  Poziom bezpieczeństwa niszczenia w klasie P-5 to jeszcze wyższy standard niż w przypadku klasy P-4. Dokumenty są tutaj rozdrabniane na mniejsze elementy, niż w przypadku P-4, co przekłada się na jeszcze bardziej skomplikowany proces rekonstrukcji. Niszczenie na poziomie P-5 jest szczególnie zalecane dla dokumentów zawierających nie tylko dane osobowe, ale również informacje o charakterze poufnym, np. dane medyczne czy finansowe.
• poziom bezpieczeństwa P-6: wyjątkowo wysoka poufność
  Klasa P-6 to jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa niszczenia dokumentów. W tym przypadku, dokumenty są poddawane bardzo drobnemu rozdrobnieniu, znacznie utrudniając próby ich odczytania czy rekonstrukcji. Proces niszczenia w klasie P-6 jest szczególnie polecany dla dokumentów o najwyższym stopniu poufności, takich jak dokumenty rządowe, wojskowe czy inne dane ściśle tajne.
• poziom bezpieczeństwa P-7: najwyższa poufność
  Klasa P-7 to najwyższy poziom bezpieczeństwa niszczenia dokumentów drukowanych. W tym przypadku, dokumenty są rozdrabniane na mikroskopijne cząstki, co sprawia, że ich odczytanie lub rekonstrukcja jest praktycznie niemożliwa nawet za pomocą najbardziej zaawansowanych technologii. Niszczenie na poziomie P-7 jest zarezerwowane dla najbardziej tajnych dokumentów, takich jak informacje rządowe, dyplomatyczne czy inne o najwyższej klauzuli tajności.

Podsumowanie

Ochrona danych osobowych na dokumentach drukowanych to kwestia kluczowa w dobie przepisów RODO i innych obostrzeń prawnych w Polsce. Zachowanie prywatności i bezpieczeństwa danych wymaga odpowiedniego przechowywania, drukowania i niszczenia dokumentów. Dlatego warto inwestować w rozwiązania, takie jak niszczarki spełniające normę DIN 66399, które gwarantują odpowiedni poziom bezpieczeństwa niszczenia danych osobowych zawartych na dokumentach drukowanych. Świadomość tych kwestii i wdrożenie odpowiednich praktyk może pomóc firmom w spełnieniu wymogów RODO oraz zapewnieniu poufności i ochrony danych osobowych swoich klientów.