Szczegoly

Wiosna to pora roku, wraz z którą zwykle nadchodzi czas na porządki, aby zwolnić trochę miejsca: nie tylko w szafach i innych schowkach w mieszkaniu czy biurze, ale także w stertach zalegających dokumentów. Jeśli przez cały czas pandemii pracowaliście zdalnie, prawdopodobnie bałagan jest jeszcze większy. Wraz ze zbliżającym się upływem terminu na złożenie zeznania podatkowego, nadszedł czas, aby pozbyć się niektórych "starych" i niepotrzebnych dokumentów. Wielce prawdopodobne, że wiele z tych dokumentów wyląduje w koszu, ale warto pomyśleć dwa razy, zanim pozbędziecie się ich w ten sposób.

Wiele dokumentów zawiera poufne dane osobowe – informacje, które są unikalne i stanowią o tożsamości właściciela, w tym wyciągi z banków, rachunki za media oraz potwierdzenia płatności. Aby uchronić je przed złodziejami tożsamości, należy wszystkie te dokumenty odpowiednio zabezpieczyć lub bezpiecznie zniszczyć w niszczarce, jeśli straciły swój okres przydatności.

Zalety niszczenia dokumentów w niszczarce

Główna zaletą bezpiecznego niszczenia dokumentów w niszczarce jest ochrona. Tylko w 2020 r. prawie 1,4 mln osób padło ofiarą kradzieży tożsamości – dwukrotnie więcej niż w 2019 r. według Federalnej Komisji Handlu (FTC) w Stanach Zjednoczonych. Przedsiębiorstwa, w których przetwarzane są setki tysięcy dokumentów, używają zwykle bezpiecznych niszczarek klasy przemysłowej do niszczenia dokumentów na drobne cząstki, a nie na paski, jak to robią małe, domowe niszczarki. Poza tym rozdrobnione dokumenty mieszane są z setkami innych ścinków, więc nawet gdyby złodzieje tożsamości zdołali zdobyć poufne informacje, nie sposób ich poskładać, nawet przy użyciu skomplikowanych algorytmów komputerowych.

Bezpieczne niszczenie dokumentów chroni również Twoje przedsiębiorstwo, klientów i wpływa na pozytywne postrzegania marki. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, czy jej pracownikiem, bezpieczne niszczenie dokumentów chroni poufne informacje przed wyciekiem danych i eliminuje ryzyko naruszenia danych. Informacje o klientach, również powinny być bezpiecznie zniszczone, aby zachować standardy prywatności. Ponadto, przeświadczenie klientów o tym, że ich dane są przetwarzane i niszczone w sposób bezpieczny, wpływa bezpośrednio na zaufanie. Dane które przetwarzasz i które następnie są niszczone zapewniają poświadczenie bezpieczeństwa dla Twojej firmy, jej klientów i kontrahentów.

Jakie dokumenty należy niszczyć i kiedy?

Wszystkie dokumenty, które zawierają informacje umożliwiające identyfikację – na przykład imię i nazwisko lub adres – powinny zostać zniszczone. Upewnij się jednak i sprawdź, czy dokumenty, które chciałbyś zniszczyć, nie powinny być przechowywane w archiwum przez wymagany prawem okres. Federalna Komisja Handlu (FTC) w USA zaleca natychmiastowe niszczenie paragonów, wyciągów i opłaconych rachunków, a jednocześnie zaleca, aby potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe i dane medyczne były przechowywane przez minimum 1 rok, a dokumenty podatkowe przez 7 lat. W Polsce w wielu przypadkach paragon czy faktura stanowi dokument, który decyduje o gwarancji zakupionego urządzenia, więc na okres gwarancji warto go zeskanować i przechowywać w bezpiecznym miejscu do końca upływu gwarancji. Jeśli zaś mowa o dokumentach podatkowych to ustawodawca wymaga, aby przechowywać je przez okres 5 lat, choć w niektórych przypadkach okres ten może być wydłużony.

Nie tylko papier jest nośnikiem informacji - pamiętajmy także o nośnikach cyfrowych, takich jak pamięci USB, płyty CD-ROM czy dyski twarde. Nawet jeśli dane zostaną wymazane z tych urządzeń, złodzieje tożsamości potrafią przy użyciu specjalistycznego oprogramowania, odzyskać niektóre dane osobowe. Badanie przeprowadzone w 2017 roku przez National Association of Information Destruction (NAID) wykazało, że ponad 40 procent sprzedawanych wtórnie urządzeń elektronicznych zawierało informacje umożliwiające identyfikację, w tym nazwiska użytkowników, hasła i informacje o numerach kart płatniczych. Złodziej tożsamości mogą odzyskać te dane i jest to łatwiejsze niż myślisz.

Jak i gdzie możemy zniszczyć poufne dokumenty?

Jedynym sposobem, aby mieć pewność, że Twoje poufne informacje są bezpieczne, jest ich fizyczne zniszczenie. Niszczarki dysków twardych i innych nośników danych wykorzystują utwardzane i mocne noże tnące, aby skutecznie zmiażdżyć i rozdrobnić na cząstki uniemożliwiające odzyskanie danych.

Aby mieć pewność, że Twoje dokumenty i dane zostaną bezpiecznie zniszczone, użyj niszczarki z możliwie najwyższym stopniem bezpieczeństwa według normy DIN 66399 – im mniejszy rozmiar pojedynczego ścinka, tym trudniej odzyskać zniszczone dane. W przypadku sprzętu elektronicznego warto rozważyć skorzystanie z usług wyspecjalizowanych firm, które posiadają odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa.

W Stanach Zjednoczonych istnieje wiele punktów niszczenia z certyfikatem NAID, który poświadcza, że Twoje dane zostaną bezpiecznie zniszczone. Oznacza to, że firma podejmuje wiele kroków, aby zapewnić zgodność z branżowymi standardami bezpieczeństwa, w tym m.in.:

• pracownicy są weryfikowani pod kątem przeszłości kryminalnej i poddawani testom na obecność narkotyków,
• wszyscy pracownicy podpisują umowy z klauzulą o zachowaniu poufności danych,
• firma oświadcza i potwierdza, że niszczony materiał jest nieczytelny i trudny do odwzorowania,
• firma posiada ubezpieczenie ochrony cywilnej na kwotę min. 2 mln USD,
• istnieją kompleksowa pisemne zasady i procedury bezpieczeństwa,
• obszar niszczenia dokumentów jest monitorowany za pomocą systemów kamer CCTV i systemów alarmowych.

W Polsce również istnieją przedsiębiorstwa specjalizujące się w niszczeniu dokumentów i nośników elektronicznych, choć regulacje prawne i certyfikacja bezpieczeństwa są zupełnie inne. Bezpieczne niszczenie dokumentów z poufnymi danymi to gwarancja, że nie wpadną one w niepowołane ręce, a jednostki specjalizujące się w tego typu działalności oprócz tego, że je niszczą, to poddają następnie recyklingowi – to korzyść dla nas wszystkich.